コミュニケーション能力に自信のない新社会人がまず気を付けるべきだと思うこと

4月から新社会人となる方に向けて書いてみたいと思います。僕自身の経験をもとに書いているため、事務職に就く人向けな内容となっているかもしれません。

はじめに

就職活動していた時、「コミュニケーション能力」という言葉をすごく聞きました。あくまで体感ですが、ほとんどの企業で求める人材像の中に「コミュニケーション能力がある人」っていうのがあったんじゃないですかね。

僕はなんとか内定をもらえたものの、コミュ力に自信がなかったのですっごく不安でした。入社式を控えた今の時期は内定ブルーな感じでしたね。「他の人と円滑にコミュニケーションをとって仕事ができるのか?」とか考えて「あああああ!」ってなっていました。

まあそんな話はさておき、本題にいきましょう。難しいことは書けないので、シンプルに「これだけは!」と思うものをひとつ挙げたいと思います。

まず気を付けるべきだと思うこと

あいさつ? いやいや、いくらコミュ力に自信がないからといって、基本的なあいさつなんかは気を付けなくてもできるかと思います。面接試験も突破してるでしょうしね。

じゃあ新入社員歓迎会の立ち振る舞い方について? いやいや、僕はそういった飲み会的なものは嫌いなんです! それに関することは書きません。というか書けません。

Q. じゃあなんなのさ?
A. 伝言は正確に伝えよう!

これですこれ。事務職として働き始めた僕が実感したのはこれです。

「そんなこと? なんでそんな単純で簡単なことを?」と思われたかもしれませんが、ちゃんと伝言するのって意外に難しいんですよ。

伝言ゲームをしたことはありませんか? 単純な文章なら最後まで完璧に伝わるかもしれませんが、複雑な文章になると細部が異なって伝わることがありますよね。

僕の職場では、誰かから聞いたのを別の誰かに伝える、それだけなのに伝言がうまくいかないことがわりとありました。大人数じゃないのにですよ。

僕の上司はよく嘆いていました。「なんでちゃんと伝言を伝えられないの? 何年仕事やってるの?」と。本人がいないところでですけどね。年齢問わずいろんな人の名前が挙がっていました。

正確な伝言をまず心がけるべきだと思う理由

誰かの言ったことをそのまま伝えればいいだけ

まず1つ目はこれです。そこに自分の意見は必要ありません。自分の考えを適切な言葉に変換し、そのうえで相手に分かりやすく伝えるなんてことはしなくてよいのです。

もちろん、そこには交渉や駆け引きなんて存在しません。交渉力や折衝力、説得力なんてなくてもできることなのです。

コミュニケーション能力に自信がなくとも「誰々がほにゃららと言っていた」と伝えるだけなので、「コミュ力がないけどやらなきゃ!」的な精神的負担はほとんど感じずに頑張れるでしょう。

最初の内は伝言を伝える機会がとても多い

そんな「伝言」ですが、入社して最初の内は誰かに伝える機会が非常に多いことが予想されます。

僕が所属された部署は仕事中の人の出入りが激しく、2日目からはその部署に”自分1人だけ”なんてことも多くなりました。その間、部署に直接訪ねてきた他部署の人や関係業者の人、掛かってきた電話などすべて僕が対応しなければならなかったため、おのずと伝言回数も増えていきました。

僕の例は極端かもしれませんが、事務職なら入社後に電話対応することが結構な回数あるかと思います。それは問い合わせの電話だったり、同じ部署の先輩や上司(担当者)への取次ぎだったり、内容もさまざまでしょう。

ここで担当者が不在で伝言を頼まれた場合を考えてみましょう。

あなたが電話をとったところ、相手は担当者である上司に代わるよう言いました。しかし、上司は会議で席を外していたため、そのことを相手に伝えました。すると相手は上司あての伝言を依頼してきました。

よくある話です。大抵の場合、「どこどこの誰々から○○の件で電話が来て本日中に折り返し連絡がほしいそうです」的な内容を担当者に伝えることになります。

これを正確に伝えられなかった場合、たとえば名前を聞き間違えたり、折り返しの電話番号を聞きそびれたりすると担当者に迷惑をかけてしまったり、クレームにつながったりします。

たかが伝言、されど伝言なのです。

今回は分かりやすく電話を例にしてみましたが、入社して初めの内は他にも伝言を伝える機会が多くあることでしょう。毎日行うその行為を正確にこなせば新入社員としてそれなりの信頼も得られると思うので、コミュ力に自信がない人はまずここを頑張ってみましょう。

僕自身、”場を明るく盛り上げるようなタイプではないが真面目でちゃんと仕事に取り組める人”だと見てもらえるようになり、その職場で働きやすくなったのを覚えています。

おわりに

今回は<コミュ力に自信のない新社会人が”まず”気を付けるべきだと思うこと>について書いてきました。

この記事の内容は全ての職場に当てはまるわけではありませんが、ひとつの意見として何らかの参考になれば幸いです。「新社会人の心得」的な記事はネット上でもたくさんあるので、いろいろと読んでみるといいですよ。

大きな環境の変化があると精神的にも不安定になりがちです。慣れないことだらけでストレスがたまるかもしれませんが、オンとオフを上手に切り替えて無理しすぎない程度に頑張ってください!

どうしてももう無理…となってしまったら心療内科に行ってみましょう。他の診療科と雰囲気は似た感じですよ。